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Politique de confidentialité.

Introduction

Le Collège Clarétain (« le Collège » également appelé « nous ») reconnaît l'importance des renseignements personnels qu’il recueille à titre d’établissement scolaire afin d’atteindre sa mission d’accompagner les élèves vers la réussite par la qualité de son encadrement. 

Dans cette optique, le Collège a élaboré la présente politique de protection des renseignements personnels (la « Politique ») afin d'expliquer de manière transparente et détaillée comment nous recueillons, utilisons, conservons et communiquons les renseignements personnels permettant d'identifier directement ou indirectement une personne physique. 

En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels, vous consentez à ce que vos données soient traitées conformément à ces directives et autorisez le Collège, ses tiers et fournisseurs de services, le cas échéant à traiter ses renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.

Il est important de noter que cette Politique exclut les sites web de tiers accessibles via des liens sur notre site, pour lesquels des politiques distinctes de confidentialité s'appliquent.

Personne responsable de l'application et de la révision de la Politique

Nous, « Le Collège », sommes responsables des renseignements personnels que nous traitons. Pour toutes questions, commentaires ou plaintes relatives à la Politique ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels, n’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels : 

M. Éric Gardner, Directeur général | dg@collegeclaretain.com

Téléphone : 819 752-4571 poste 222

Adresse : 663, rue Gamache, Victoriaville (Québec), G6R 0W3

Renseignements personnels recueillis

Le Collège peut être appelé à recueillir et à traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de sa mission en tant qu’établissement scolaire, et ce, à différentes fins telles que : l’admission à l’établissement scolaire, l’inscription à des activités, des candidatures à l’embauche, des activités de financement, ou encore pour des obligations légales. 

Le Collège peut être appelé à traiter les renseignements personnels suivants :

  • Identité: Nom, prénom et date de naissance
  • Coordonnées : Adresse, numéro de téléphone et adresse courriel 
  • Renseignements relatifs au dossier scolaire ou des renseignements personnels sensibles,  tels que  parcours scolaire, dossier académique, résultats scolaires, institutions d’enseignement fréquentées, rapport d’intervention ou disciplinaires et informations médicales. 
  • Renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers, tel que l'adresse de facturation,l’information relative au compte bancaire ou aux données de paiement.
  • Des renseignements relatifs au recrutement comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel.
  • Renseignements d’utilisation et des renseignements techniques à partir de témoins sur notre site web tels quel’adresse IP, l’historique de navigation, les données de connexion, les détails concernant les visites sur notre site web, votre interaction avec notre publicité et notre contenu en ligne. Nous utilisons le service de site tiers, comme Google et Meta pour promouvoir certains contenus.

Lorsque vous visitez notre site internet, ces tiers peuvent utiliser des témoins, pixels invisibles ou autres technologies similaires sur votre disque dur, pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur notre site internet et ailleurs sur Internet. Ces technologies permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction de vos centres d’intérêt. Vous pouvez consulter les témoins et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle. Nous vous conseillons de vous référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées.

Moyens de collecte 

Le Collège recueille les renseignements personnels nécessaires pour répondre à sa mission d’accompagner les élèves vers la réussite par la qualité de son encadrement selon les circonstances suivantes : 

Directement par la personne concernée : 

  • Lorsque vous êtes l’un de nos fournisseurs ou que vous nous proposez de nous fournir des services. 
  • Lorsque vous communiquez directement avec nous par téléphone, écrit, courriel, formulaire de renseignements ou tout autres moyens de communications vous fournissez volontairement des renseignements qui pourraient être inclus dans la collecte de renseignements personnels. 
  • Lorsque vous vous inscrivez pour recevoir des renseignements de notre part, y compris les activités parascolaires ou portes ouvertes. 

Par le biais de l’utilisation du site web : au moment de la navigation sur le site web, des renseignements personnels sont recueillis par le biais de témoins. 

Refus de collecte de renseignements personnels

Lorsque nous devons recueillir des renseignements personnels en vertu de la loi ou afin de traiter vos instructions ou exécuter une entente éventuelle ou un contrat que nous avons conclu avec vous et que vous ne fournissez pas ces renseignements personnels lorsqu’on vous les demande, nous pourrions ne pas être en mesure d’exécuter vos instructions ou d’exécuter le contrat que nous avons conclu ou essayons de conclure avec vous. Dans ce cas, nous devrons peut-être annuler le mandat que vous nous avez confié ou le contrat que nous avons conclu avec vous, mais nous vous informerons si tel est le cas à ce moment-là.

Utilisation des renseignements 

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale :

  • Pour optimiser et faciliter l’utilisation de notre site web à l’aide des témoins sur le site Internet pour recueillir des renseignements standards sur la manière dont vous utilisez le site Internet et le moment où vous l’utilisez. 
  • À des fins marketing et communications futures pour fournir des détails sur les nouveaux services, des invitations pour des activités, de l’information pertinentes et des campagnes promotionnelles à l’aide d’un pixel qui nous indique si nos courriels sont ouverts et vérifie les clics sur les liens contenus dans les courriels et campagnes promotionnelles. 
  • À des fins de recrutement pour nous permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle postule. 
  • À des fins financières afin de recouvrer des paiements qui nous sont dus. 

Le partage de vos renseignements personnels

Le Collège pourrait partager vos renseignements personnels dans les cas suivants et avec les destinataires suivants :

  1. avec les membres de notre équipe qui en ont besoin pour vous fournir nos services comme il est décrit dans le présent avis ;
  2. avec les autres organisations du Collège pour certains besoins communs tels que la Fondation du Collège et l’école de danse Le Clarétain. 
  3. avec la Fédération des établissements d’enseignement privés (FÉEP) ;
  4. à des organismes gouvernementaux comme le ministère de l’Éducation ;
  5. de manière confidentielle avec des tiers dans le but de recueillir vos commentaires sur notre service, de nous aider à mesurer notre rendement, d’améliorer et de promouvoir nos services ;
  6. avec des institutions financières, des agences d’évaluation du crédit et des organismes de réglementation avec lesquels ces renseignements personnels sont partagés ;
  7. avec des tribunaux, des autorités chargées de l’application de la loi, des organismes de réglementation, des représentants gouvernementaux, des avocats ou d’autres parties, lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour établir, faire valoir ou contester une réclamation fondée en droit ou aux fins d’un processus confidentiel de règlement extrajudiciaire des différends ;

Durée de conservation des données

Considérant que la durée de conservation des données personnelles dépend de la nature des renseignements et de nos obligations légales, nous maintenons un calendrier de conservation des renseignements personnels. Nous vous encourageons à contacter notre Responsable de la Protection des Renseignements Personnels pour question à ce sujet. 

L’exactitude des renseignements personnels 

Le Collège s'engage à maintenir l'exactitude, l'intégralité et la pertinence de vos données personnelles en déployant des efforts raisonnables. Nous mettons à jour vos informations uniquement lorsque nécessaire et nous vous encourageons à nous informer immédiatement de tout changement afin de garantir leur actualisation.

Protection des renseignements personnels 

Le Collège est déterminé à assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos renseignements personnels. Nous avons mis en place des mesures de sécurité conformes aux normes de l'industrie de l'éducation et adaptées à la sensibilité des données, comprenant des mesures physiques, organisationnelles et technologiques. Ces mesures incluent la limitation de l’accès à l’information, la formation du personnel, l'utilisation de mots de passe et l'application de politiques et de pratiques internes clairement définies. 

Concernant les informations que vous pourriez nous transmettre via notre site Internet ou notre portail, bien que nous prenions toutes les mesures nécessaires, la transmission de données par Internet comporte toujours un risque. Par conséquent, nous ne pouvons pas garantir la sécurité absolue de ces informations.

Droits concernant vos renseignements personnels :

  • Accès : Vous avez le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et, le cas échéant, d’en demander une copie.
  • Rectification : Nous vous invitons à prendre contact avec notre responsable de la protection des renseignements personnels si vous constatez que vos données personnelles sont inexactes ou qu'elles ont changé afin de les mettre à jour. 
  • Retrait de consentement : Vous avez le droit de retirer en tout ou en partie votre consentement au traitement de vos données personnelles.
  • Plaintes : Vous pouvez faire une plainte auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels ou déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information au https://www.cai.gouv.qc.ca/ si vous pensez que vos droits à la protection de vos renseignements personnels ont pu être violés.

Le Collège traitera la plainte ou toutes autres demandes sur vos renseignements personnels dans un délai raisonnable, soit dans 30 jours suivant la réception de la demande. Dans le cas où ne nous sommes pas en mesure de traiter la demande dans le délai prévu, nous vous aviserons par écrit. 

Sous réserve du droit applicable, et le cas échéant, le Collège peut vous imposer des frais administratifs pour l’accès à vos renseignements personnels si la demande est excessive ou non fondée. Nous vous informerons des frais éventuels avant de traiter la demande. 

Mise à jour de la politique 

Cette Politique entre en vigueur le 4 avril 2024 et annule toutes les versions précédentes.

 Le Collège se réserve le droit d'interpréter la Politique à sa seule discrétion. 

Compte tenu de l'évolution constante de la législation sur la protection des renseignements personnels, nous nous réservons le droit de modifier cette Politique à l’occasion, à notre entière discrétion, sans préavis ni responsabilité envers vous ou toute autre personne. 

Le traitement de vos renseignements personnels par nous sera régi par la version de la Politique qui est en vigueur à ce moment-là.

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